Mükellefin Ödevleri
6. MÜKELLEFİN ÖDEVLERİ
Vergi Usul Kanununda ağırlıklı olarak mükelleflerin şekli ödevlerine yer verilmiş bulunmaktadır.Vergi Usul Kanunu’nun “Mükellefin Ödevleri” başlıklı bölümü kapsamında bu ödevlerden halen yaygın olarak geçerliliğini koruyanları 5 başlık altında sıralamak mümkündür.
1. Bildirim ödevleri
2. Defter tutmaya ve tasdikine ilişkin ödevler
3. Tutulacak kayıtların tevsikine ve belge düzenine ilişkin ödevler
4. Muhafaza ve ibraz ödevleri
5. Diğer ödevler
Söz konusu ödevlere ilişkin detaylı açıklamalar bu bölümünün konusunu oluşturmaktadır.
6.1. BİLDİRİM ÖDEVLERİ
6.1.1. İŞE BAŞLAMAYI BİLDİRME
Vergi Usul Kanunu’nun 153. maddesi hükmü gereği aşağıda yazılı mükelleflerden işe başlayanlar durumu vergi dairesine bildirmeye mecburdurlar:
Vergiye tabi ticaret ve sanat erbabı;
Serbest meslek erbabı;
Kurumlar vergisi mükellefleri;
Kollektif ve adi şirket ortaklarıyla komandit şirketlerin komandite ortakları.
Ticaret sicili memurlukları, kurumlar vergisi mükellefi olup da Türk Ticaret Kanununun 30 uncu maddesi uyarınca tescil için başvuran mükelleflerin başvuru evraklarının bir suretini ilgili vergi dairesine intikal ettirir. Bu mükelleflerin işe başlamayı bildirme yükümlülükleri yerine getirilmiş sayılır. Bildirim yükümlülüğünü süresi içinde yerine getirmeyen ticaret sicili memurları hakkında işe başlamanın zamanında bildirilmemesine ilişkin usulsüzlük cezası hükümleri uygulanır.
6.1.1.1. Tüccarlarda İşe Başlamanın Belirtileri
Vergi Usul Kanunu’nun 154. maddesine göre tüccarlar için aşağıdaki hallerden herhangi biri “İşe başlama” yı gösterir:
a- Bir iş yeri açmak (İş yeri açmaktan maksat, belli bir yerde bilfiil ticari veya sınai faaliyete geçmek demektir. Bir yerin ne maksatla olursa olsun sadece tutulmuş olması veya içinde tertibat ve tesisat yapılmakta bulunması iş yerinin açıldığını göstermez);
b- İş yeri açılmamış olsa bile ticaret siciline veya mesleki bir teşekküle kaydolunmak;
c- Kazançları basit usulde tespit edilen tüccarlar için işle bilfiil uğraşmaya başlamak.
6.1.1.2. Serbest Meslek Erbabında İşe Başlamanın Belirtileri
Vergi Usul Kanunu’nun 155. maddesi ise serbest meslek erbabı için “İşe başlama”yı gösteren halleri düzenlemiştir.
a- Muayenehane, yazıhane, atölye gibi özel iş yerleri açmak;
b- Çalışılan yere tabela, levha gibi mesleki faaliyette bulunulduğunu ifade eden alametleri asmak;
c- Her ne şekilde olursa olsun devamlı olarak mesleki faaliyette bulunduğunu gösteren ilanlar yapmak;
d- Serbest olarak mesleki faaliyette bulunmak üzere mesleki teşekküllere kaydolunmak.
Mesleki teşekküllere kaydolunanlardan görevleri veya durumları icabı bilfiil mesleki faaliyette bulunmayacak olanlar bildirimlerinde bu durumu açıklarlar.
6.1.1.3. İşe Başlamanın Bildirim Süresi
Gerçek kişilerde işe başlama bildirimleri, işe başlama tarihinden itibaren on gün içinde kendilerince veya 1136 sayılı Avukatlık Kanununa göre ruhsat almış avukatlar veya 3568 sayılı Kanuna göre yetki almış meslek mensuplarınca,
Şirketlerin kuruluş aşamasında işe başlama bildirimleri ise işe başlama tarihinden itibaren on gün içinde ticaret sicili memurluğunca ilgili vergi dairesine yapılır.
6.1.1.4. İşyeri Kavramı
İşyeri kavramı Vergi Usul Kanunu’nun 156. maddesinde çok geniş bir biçimde tanımlanmıştır. Maddede yer alan tanıma göre; ticari, sınai, zirai ve mesleki faaliyette iş yeri; mağaza, yazıhane, idarehane, muayenehane, imalathane şube, depo, otel, kahvehane, eğlence ve spor yerleri, tarla, bağ, bahçe, çiftlik, hayvancılık tesisleri, dalyan ve voli mahalleri, madenler, taş ocakları, inşaat şantiyeleri, vapur büfeleri gibi ticari, sınai, zirai veya mesleki bir faaliyetin icrasına tahsis edilen veya bu faaliyetlerde kullanılan yerdir.
6.1.2. ADRES DEĞİŞİKLİKLERİNİN BİLDİRİLMESİ
Vergi Usul Kanunu’nun 157. maddesi hükmüne göre, işe başlama sırasında veya daha sonra vergi dairesine bildirmiş oldukları bilinen iş veya ikamet yeri adreslerini değiştiren mükelleflerin, mutlaka yeni adreslerini de değişiklik tarihinden itibaren 1 aylık süre içinde vergi dairesine bildirmeleri gerekmektedir.
Bu çerçevede iş veya teşebbüsün bir yerden diğer bir yere nakledilmesi adres değişikliği kabul edilmektedir.
6.1.3. İŞ DEĞİŞİKLİKLERİNİN BİLDİRİLMESİ
İşe başladıklarını bildiren mükelleflerden:
Yeni bir vergiye tabi olmayı;
Mükellefiyet şeklinde değişikliği;
Mükellefiyetten muaflığa geçmeyi;
Gerektirecek surette işlerinde değişiklik olanlar, Vergi Usul Kanunu’nun 158. maddesi gereği bu değişiklikleri de, değişiklik tarihinden itibaren 1 aylık süre içinde vergi dairesine bildirmeye mecburdurlar.
6.1.4. İŞLETMEDE DEĞİŞİKLİĞİ BİLDİRİLMESİ
Vergi Usul Kanunu’nun 159. maddesine göre aynı teşebbüs veya işletmeye dahil bulunan iş yerlerinin sayısında vukua gelen artış veya azalışları mükellefler 1 aylık süre içinde vergi dairesine bildirmeye mecburdurlar. Bu madde hükmü çerçevesinde örneğin; yeni bir şube açan ya da mevcut şubelerinden birini kapatan mükelleflerin 1 ay içerisinde işletmesinde meydana gelen bu değişiklikten bağlı bulunduğu vergi dairesini haberdar etmesi gerekmektedir.
6.1.5. İŞİ BIRAKMANIN BİLDİRMESİ
İşe başlamayı bildirmek durumunda olan mükelleflerden işi bırakanlar, işi bıraktıkları tarihten itibaren azami 1 ay içerisinde bu durumdan da vergi dairesi haberdar etmek zorundadırlar.
Vergi Usul Kanunu’nun 161. maddesine göre işi bırakma; vergiye tabi olmayı gerektiren muamelelerin tamamen durdurulması ve sona ermesi ifade eder. İşlerin herhangi bir sebep yüzünden geçici bir süre için durdurulması işi bırakma sayılmaz.
Tasfiye ve iflas hallerinde, mükellefiyet vergi ile ilgili muamelelerin tamamen sona ermesine kadar devam eder. Bu hallerde tasfiye memurları veya iflas dairesi:
-Tasfiye veya iflas kararlarını;
-Tasfiyenin veya iflasın kapandığını; vergi dairesine ayrı ayrı bildirmeye mecburdurlar.
Vergi Usul Kanunu’nun 164. maddesine göre de gerçek kişilerde ölüm, ölen mükellef açısından işi bırakma hükmündedir. Bu durumda işi bırakmanın, bir başka deyişle ölüm olayının mükellefin mirası reddetmemiş mirasçıları tarafından vergi dairesine bildirilmesi gerekmekte olup, mirasçılardan herhangi birinin ölümü bildirmesi diğer mirasçıları bu ödevden kurtaracaktır. Mirasçılar tarafından işi bırakma bildiriminin, normal süre olan 1 aylık süreye daha önce sürelerin uzaması bölümünde açıkladığımız 3 aylık süresinin ilavesi sonucunda bulunacak 4 aylık süre içerisinde yapılması gerekecektir
İşi bırakma bildiriminde bulunmayan bir mükellefin işi bıraktığının tespit edilmesi veya yapılan araştırma ve yoklamalar sonucunda bilinen adreslerinde bulunamaması ve başka bir adreste faaliyetine devam ettiğine dair bilgi edinilememesi veya başkaca bir ticarî, ziraî ve meslekî faaliyeti olmadığı halde münhasıran sahte belge düzenlemek amacıyla mükellefiyet tesis ettirdiğinin vergi incelemesine yetkili olanlarca düzenlenen rapor ile tespit edilmesi ve mükellefiyet kaydının devamına gerek görülmediğinin raporda belirtilmesi halinde, mükellef (matrahlı veya matrahsız beyanname verenler dahil) işi bırakmış addolunur ve mükellefiyet kaydı vergi dairesince terkin edilir. Bu durum, ilgili kamu kurum ve kuruluşu ile kamu kurumu niteliğindeki meslek üst kuruluşuna da bildirilir.
Mükellefiyet kaydının terkin edilmesi, mükellefin işi bırakmasından önceki döneme ilişkin yükümlülüklerini ortadan kaldırmayacağı gibi bu tarihten sonra faaliyette bulunduğunun tespiti halinde bu dönemlere ilişkin vergilendirmeye ve sahte belge düzenleme fiilini işleyenler hakkında kovuşturma yapılmasına ve ceza uygulanmasına da engel teşkil etmez.
6.2. DEFTER TUTMA VE TASDİKİNE İLİŞKİN ÖDEVLER
6.2.1. DEFTER TUTMA MECBURİYETİ
Vergi Usul Kanunu’nun 172. maddesi çerçevesinde aşağıda yazılı gerçek ve tüzel kişiler defter tutmaya mecburdurlar.
1. Ticaret ve sanat erbabı;
2. Ticaret şirketleri;
3. İktisadi kamu müesseseleri;
4. Dernek ve vakıflara ait iktisadi işletmeler;
5. Serbest meslek erbabı;
6. Çiftçiler.
İktisadi kamu müesseseleriyle dernek ve vakıflara ait iktisadi işletmeler de defter tutma bakımından tüccarların tabi oldukları hükümlere tabidirler.
Genel kural, yukarıda sıralanan mükelleflerin defter tutmaları mecburiyeti bulunmasına karşın, aşağıda yazılı gerçek ve tüzel kişiler hakkında defter tutma mecburiyeti uygulanmamaktadır.
1. Gelir Vergisi Kanunu’nun 9. maddesinde yer alan şartları taşıyan gelir vergisinden muaf olan esnaf ,
2. Gelir Vergisi Kanununa göre kazançları basit usulde tespit edilenler,
3. Gerçek usulde vergiye tabi olmayan çiftçiler,
4. Kurumlar Vergisi Kanunu’nun 4. maddesinde yer alan şartları taşıdığından kurumlar vergisinden muaf olan;
a) İktisadi kamu müesseseleri,
b) Dernek ve vakıflara ait iktisadi işletmeler.
6.2.2. HESAP DÖNEMİ
Defterler, Vergi Usul Kanunu 174. maddesi gereğince hesap dönemi itibariyle tutulur. Kayıtlar her hesap dönemi sonunda kapatılır ve ertesi dönem başında yeniden açılır.
Hesap dönemi normal olarak takvim yılıdır. Ancak, takvim yılı dönemi faaliyet ve muamelelerinin mahiyetine uygun bulunmayanlar için, bunların müracaatı üzerine Maliye Bakanlığı 12’şer aylık özel hesap dönemleri belli edebilir. Yeniden işe başlama veya işi bırakma hallerinde, hesap dönemi içinde bir yıldan eksik olan faaliyet süresi, hesap dönemi sayılır.
Bu maddeye göre özel hesap dönemi tayin edilenlerin ticari ve zirai kazançları, hesap dönemlerinin kapandığı takvim yılının kazancı sayılır.
6.2.3. DEFTER TUTMA BAKIMINDAN TÜCCARLAR
Tüccarlar, Vergi Usul Kanunu’nun 176. maddesinde defter tutmak bakımından iki sınıfa ayrılmıştır;
I inci sınıf tüccarlar, bilanço esasına göre;
II inci sınıf tüccarlar, işletme hesabı esasına göre; defter tutarlar.
6.2.3.2. İkinci Sınıf Tüccarlar
Vergi Usul Kanunu 178. maddesine göre aşağıda yazılı tüccarlar II’ nci sınıfa dahildirler:
1. 177’inci maddede yazılı olanların dışında kalanlar;
2. Kurumlar Vergisi mükelleflerinden işletme hesabı esasına göre defter tutmalarına Maliye Bakanlığınca müsaade edilenler.
Yeni işe başlayan tüccarlar ise yıllık iş hacimlerine göre sınıflandırılıncaya kadar II’nci sınıf tüccar olarak defter tutabileceklerdir.
6.2.3.3. Sınıf Değiştirme
Birinci sınıf tüccarlar ile ikinci sınıf tüccarlar arasındaki sınıf değiştirme müessesi Vergi Usul Kanunu’nun 179. ve 180. maddelerinde düzenlenmiştir. Buna göre;
a. (I)’inci Sınıftan (II)’ nci Sınıfa Geçiş: İş hacmi bakımından I inci sınıfa dahil olan tüccarların durumları aşağıdaki şartlara uyduğu takdirde, bunlar, bu şartların tahakkukunu takip eden hesap döneminden başlayarak, II’ nci sınıfa geçebilirler:
1. Bir hesap döneminin iş hacmi önceki bölümde 177’nci maddede yazılı hadlerden % 20’yi aşan bir nispette düşük olursa, veya;
2. Arka arkaya üç dönemin iş hacmi 177’nci maddede yazılı hadlere nazaran % 20’ye kadar bir düşüklük gösterirse.
b. (II)’nci Sınıftan (I)’ inci Sınıfa Geçiş: İş hacmi bakımından II’nci sınıfa dahil tüccarların durumları aşağıda yazılı şartlara uyduğu takdirde bunlar bu şartların tahakkukunu takip eden hesap döneminden başlayarak I inci sınıfa geçerler.
1. Bir hesap döneminin iş hacmi 177’nci maddede yazılı hadlerden % 20’yi aşan bir nispette fazla olursa, veya;
2. Arka arkaya 2 dönemin iş hacmi 177’nci maddede yazılı hadlere nazaran % 20’ye kadar bir fazlalık gösterirse. II’nci sınıf tüccarlar diledikleri takdirde bilanço esasına göre defter tutabilirler.
6.2.4. TUTULACAK DEFTERLER
6.2.4.1. Bilanço Usulünde Tutulacak Defterler
Vergi Usul Kanunu 182. maddesi gereği I. sınıf tüccarların bilanço esasına göre tutması gereken defterler aşağıdaki gibidir.
1. Yevmiye defteri;
2. Defteri-kebir;
3. Envanter defteri ;
6.2.4.2. İşletme Hesabı Esasına Göre Defter Tutma
II. Sınıf tüccarların işletme hesabı esasında sadece işletme hesabı defteri tutmaları gerekmektedir.
6.2.4.3. Serbest Meslek Kazanç Defteri
Serbest meslek erbapları, Vergi Usul Kanunu 210. maddesi gereği Serbest Meslek Kazanç Defteri tutmak durumundadırlar. Bu defterin bir tarafına giderler, diğer tarafına da hasılat kaydolunur. Defterin gider tarafına, yapılan giderlerin nev’i ile yapıldığı tarih; hasılat tarafına ise ücretin alındığı tarih ve miktarı ile kimden alındığı yazılır.
6.2.5. TUTULACAK DEFTERLERDE KAYIT NİZAMI
6.2.5.1. Türkçe Tutma Mecburiyeti
Vergi Usul Kanununa göre tutulacak defter ve kayıtların Türkçe tutulması zorunludur. Ancak, Türkçe kayıtlar bulunmak kaydıyla defterlerde başka dilden kayıt da yapılabilir. Bu kayıtlar vergi matrahını değiştirmeyecek şekilde tasdik ettirilecek diğer defterlere de yapılabilir. Kayıt ve belgelerde Türk para birimi kullanılır. Belgeler, Türk parası karşılığı gösterilmek şartıyla, yabancı para birimine göre de düzenlenebilir. Ancak, yurt dışındaki müşteriler adına düzenlenen belgelerde Türk parası karşılığı gösterilme şartı aranmaz.
6.2.5.2. Defterlerin Mürekkeple Yazılacağı
Vergi Usul Kanunu’nun 216. maddesine göre, tutulması mecburi defterler mürekkeple veya makine ile yazılır. Kopya kağıdı kullanılması ve ıstampa ve sair damga aletleriyle kopya konulması da mümkündür. Tüm defterlerde hesaplar kapatılıncaya kadar toplamlar geçici olarak kurşun kalemle yapılabilir. Günümüzde defterlerin çok büyük bir oranda bilgisayar ortamında tutulması ve yazıcı vasıtasıyla yazdırılması nedeniyle bu şart kendiliğinden sağlanmaktadır.
Boş Satır Bırakılmayacağı, Sayfaların Yok Edilemeyeceği
Defterlerde kayıtlar arasında usulen yazılmaya mahsus olan satırlar, çizilmeksizin boş bırakılamaz ve atlanamaz. Ciltli defterlerde, defter sayfaları ciltten koparılamaz. Tasdikli müteharrik yapraklarda bu yaprakların sırası bozulamaz ve bunlar yırtılamaz.
6.2.5.5. Kayıt Zamanı
Vergi Usul Kanunu’nun 219. maddesine göre muameleler defterlere zamanında kaydedilir. şöyle ki:
a. Muamelelerin işin hacmine ve icabına uygun olarak muhasebenin intizam ve vuzuhunu bozmayacak bir zaman zarfında kaydedilmesi şarttır. Bu gibi kayıtların on günden fazla geciktirilmesi mümkün değildir.
b. Kayıtlarını devamlı olarak muhasebe fişleri, primanota ve bordro gibi yetkili amirlerin imza ve parafını taşıyan mazbut vesikalara dayanarak yürüten müesseselerde, muamelelerin bunlara işlenmesi, deftere işlenmesi hükmündedir. Ancak bu kayıtlar, muamelelerin esas defterlere 45 günden daha geç intikal ettirilmesi mümkün bulunmamaktadır.
c. Serbest meslek kazanç defterine ise muameleler günü gününe kaydedilir. Halen günü gününe tutulması zorunlu bulunan tek kanuni defter serbest meslek kazanç defteridir.
6.2.6. DEFTERLERİ TASDİKİ
Vergi Usul Kanunu’nun 220. maddesi çerçevesinde aşağıda yazılı defterlerin tasdik ettirilmesi zorunlu bulunmaktadır.
1. Yevmiye ve envanter defterleri;
2. İşletme defteri;
3. Serbest meslek kazanç defteri;
4. İmalat ve Üretim Defteri
5. Çiftçi İşletme Defteri
6. Yabancı Nakliyat Kurumlarının hasılat defteri.
Görüldüğü gibi, VUK’a göre tutulması zorunlu olan defterlerden defteri-kebirin tasdiki zorunlu değildir. Fakat, TTK hükümlerine göre; defter-i kebirin de tasdik ettirilmesi gerekmektedir.
6.2.7. TASDİK ZAMANI
Vergi Usul Kanununda yazılı defterleri kullanacak olanların, bunları aşağıda yazılı zamanlarda tasdik ettirmeye mecburdurlar:
1. Öteden beri işe devam etmekte olanlar defterin kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda; ( Hesap Dönemi Takvim Yılı Olanlarda Aralık ayı içinde )
2. Hesap dönemleri Maliye Bakanlığı tarafından tespit edilenler, defterin kullanılacağı hesap döneminden önce gelen son ayda;
3. Yeniden işe başlayanlar, sınıf değiştirenler ve yeni bir mükellefiyete girenler işe başlama, sınıf değiştirme ve yeni mükellefiyete girme tarihinden önce; vergi muafiyeti kalkanlar, muaflıktan çıkma tarihinden başlayarak on gün içinde;
4. Tasdike tabi defterlerin dolması dolayısıyla veya sair sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar bunları kullanmaya başlamadan önce;
5. Defterlerini ertesi yılda da kullanmak isteyenler Ocak ayı, hesap dönemleri Maliye Bakanlığınca tespit edilenler bu dönemin ilk ayı içinde tasdiki yeniletmeye (ARA TASDİK) mecburdurlar.
Kanuni sürenin sonundan başlayarak 1 ay geçtikten sonra tasdik ettirilen defterler hiç tasdik ettirilmemiş sayılır.
Defterler, iş yerinin, iş yeri olmayanlar için ikametgahın bulunduğu yerdeki noter veya noterlik görevini ifa ile mükellef olanlar tarafından tasdik olunur.
Defterler anonim ve limited şirketlerin kuruluş aşamasında, şirket merkezinin bulunduğu yer ticaret sicili memuru veya noter tarafından tasdik edilir.
6.2.8. SINAİ MÜESSESELERİN TUTACAKLARI ÖZEL DEFTERLER
-İmalat Defteri: I’inci sınıf tüccarlardan devamlı olarak imalat ile uğraşanlar yukarda yazılı defterlerden gayrı bir (İmalat defteri) tutarlar.
İmalat defterine, aşağıda yazılı emtianın giriş ve çıkış hareketleri, emtianın cinsi ve miktarı itibariyle ve tarih sırasiyle yazılır:
1. Satın alınan ve müşteri tarafından imalat yapılmak üzere tevdi olunan her nevi iptidai ve ham maddeler, başlıca yardımcı malzeme (Doğrudan doğruya imal ile ilgili yakıtlar gibi);
2. Yukarda yazılı maddelerden imalata sarf olunan veya aynen satılanlar;
3. İmal edilen mamul maddeler;
4. Teslim edilen mamul maddeler;
-Kombine İmalat Defteri: Kombine imalat yapanlar her müstakil imal işini imalat defterinin ayrı ayrı kısımlarında gösterirler. Bu takdirde bir safhanın mamulü müteakip safhaya teslim gösterilmek suretiyle bu safhanın iptidai maddesini teşkil eder. Kombine imalatta istenildiği takdirde her müstakil imal safhası için ayrı bir imalat defteri kullanılması mümkündür.
Sınai müesseseler, bu bölümde yazılı defterleri işlerinin icaplarına ve hususiyetlerine göre diledikleri şekilde tutabilirler; iptidai ve mamul maddeler için ayrı defter kullanabilirler, bunları cins ve nev’i itibariyle ayrı sayfalarda gösterebilirler. Tek düzen muhasebe sistemine 7-A seçeneğine göre defter tutan müesseseler, imalat işlemlerini yevmiye defterinde ilgili hesaplarda gösterdikleri takdirde bu defteri tutmak zorunda değildir.
-Bitim İşleri Defteri: Birinci ve ikinci sınıf tüccarlardan boyama, basma, yazma, kasarlama, apre, cilalama gibi ücretle yapılan bitim işleriyle uğraşanlar, imalat defteri yerine, bir “Bitim işleri defteri” tutarlar. Bu deftere müşterilerden alınan ve işlendikten sonra geri verilen emtianın cinsi ve miktarı tarih sırasıyla yazılır. Bitim işleri defteri tutmayarak buraya yazılması gereken malumatı, imalat defterine kaydedebilirler.
6.2.9. DİĞER DEFTERLER
-Damga Vergisi Defteri
-Ambar Defteri
6.3. VESİKALAR VE KAYITLARIN TEVSİKİNE İLİŞKİN ÖDEVLER
Aksine hüküm olmadıkça Vergi Usul Kanununa göre tutulan ve üçüncü şahıslarla olan münasebet ve muamelelere ait olan kayıtların tevsiki mecburidir..
Defter tutmak mecburiyetinde olmayan mükellefler vergi matrahlarının tespiti ile ilgili giderlerini tevsike mecburdurlar. (Götürü usulde tespit edilen giderler hariç.)
Vergi Usul Kanununa göre kullanılan veya aynı Kanunun Maliye Bakanlığına verdiği yetkiye dayanılarak, kullanma mecburiyeti getirilen belgelerin, öngörülen zorunlu bilgileri taşımaması halinde bu belgeler vergi kanunları bakımından hiç düzenlenmemiş sayılmaktadır.
6.3.1. TEVSİKİ ZORUNLU OLMAYAN KAYITLAR
Genel kural kanuni defterlere yapılan kayıtların tevsiki olmakla birlikte aşağıdaki giderler için ispat edici kağıt aranmaz:
1. Örf ve teamüle göre bir vesikaya dayandırılması mutat olmayan müteferrik giderler;
2. Vesikanın teminine imkan olmayan giderler; ( Örneğin; şehir içi dolmuş ücretleri )
1 ve 2 numaralı fıkralarda yazılı giderlerin gerçek miktarları üzerinden kayıtlara geçirilmesi ve miktarlarının işin genişliğine ve mahiyetine uygun bulunması şarttır.
3. Vergi kanunlarına göre götürü olarak tespit edilen giderler. Mevzuatımızda halen belgelendirme şartı olmaksızın götürü olarak gider yazılabilecek iki durum söz konusudur.
Gayrimenkul Sermaye İratlarının tespitinde Götürü Gider Esası (G.V.K. Md. 74/2)
İhracatçılar, Yurt Dışı İnşaat ve Nakliyecilik Yapanların Yararlandığı Binde Beşlik Götürü Gider. (G.V.K. Md. 40/1)
6.3.2. FATURA
6.3.2.1. Fatura Tarifi ve Şekli
Fatura, Vergi Usul Kanunu 229. maddede “satılan emtia veya yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı meblağı göstermek üzere emtiayı satan veya işi yapan tüccar tarafından müşteriye verilen ticari vesikadır.” şeklinde tanımlanmıştır.
Fatura, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azamî yedi gün içinde düzenlenir. Bu süre içerisinde düzenlenmeyen faturalar hiç düzenlenmemiş sayılır.
6.3.2.2. Sevk İrsaliyesi
Malın alıcıya teslim edilmek üzere satıcı tarafından taşındığı veya taşıttırıldığı hallerde satıcının, teslim edilen malın alıcı tarafından taşınması veya taşıttırılması halinde alıcının, taşınan veya taşıttırılan mallar için sevk irsaliyesi düzenlenmesi ve taşıtta bulundurulması şarttır.
Malın, bir mükellefin birden çok iş yerleri ile şubeleri arasında taşındığı veya satılmak üzere bir komisyoncu veya diğer bir aracıya gönderildiği hallerde de, malın gönderen tarafından sevk irsaliyesine bağlanması gereklidir. Sevk irsaliyelerinde fiyat ve bedel ile ilgili bilgiler hariç olmak üzere, faturada yer alması gereken bilgilerin aynen yer alması gerekmektedir. İrsaliyelerde malın nereye ve kime gönderildiği ayrıca belirtilir.
Nihai tüketicilerin tüketim amacıyla perakende olarak satın aldıkları malları kendilerinin taşıması veya taşıttırması halinde bu mallara ait fatura veya perakende satış fişinin bulunması şartıyla sevk irsaliyesi aranmaz.
6.3.2.3. Fatura Kullanma Mecburiyeti
Vergi Usul Kanunu’nun 232. maddesine göre, birinci ve ikinci sınıf tüccarlar, kazancı basit usulde tespit edilenlerle defter tutmak mecburiyetinde olan çiftçiler:
1. Birinci ve ikinci sınıf tüccarlara;
2. Serbest meslek erbabına;
3. Kazançları basit usulde tespit olunan tüccarlara;
4. Defter tutmak mecburiyetinde olan çiftçilere;
5. Vergiden muaf esnafa.
Sattıkları emtia veya yaptıkları işler için fatura vermek ve bunlar da fatura istemek ve almak mecburiyetindedirler.
Yukarıdakiler dışında kalanların, birinci ve ikinci sınıf tüccarlar ile kazancı basit usulde tespit edilenlerden ve defter tutmak mecburiyetinde olan çiftçilerden satın aldıkları emtia veya onlara yaptırdıkları iş bedelinin 900TL’yi ( 2016 yılı için) lirayı geçmesi veya bedeli 900 TL’den az olsa dahi istemeleri halinde emtiayı satanın veya işi yapanın fatura vermesi mecburidir.
6.3.3. FATURA YERİNE GEÇEN BELGELER
6.3.3.1. Perakende Satış Vesikaları
Birinci ve ikinci sınıf tüccarlar, kazancı basit usulde tespit edilenlerle defter tutmak mecburiyetinde olan çiftçilerin fatura vermek mecburiyetinde olmadıkları satışları ve yaptıkları işlerin bedelleri Vergi Usul Kanunu’nun 233. maddesine göre aşağıdaki vesikalardan herhangi biri ile tevsik olunur.
1. Perakende satış fişleri;
2. Makineli kasaların kayıt ruloları; ( Yazar kasa fişi )
3. Giriş ve yolcu taşıma biletleri.
6.3.3.2. Gider Pusulası
Birinci ve ikinci sınıf tüccarlar, kazancı basit usulde tespit edilenlerle defter tutmak mecburiyetinde olan serbest meslek erbabının ve çiftçilerin vergiden muaf esnafa; yaptırdıkları işler veya onlardan satın aldıkları emtia için tanzim edip işi yapana veya emtiayı satana imza ettirecekleri gider pusulası vergiden muaf esnaf tarafından verilmiş fatura hükmündedir. Bu belge, birinci ve ikinci sınıf tüccarların, zati eşyalarını satan kimselerden satın aldıkları altın, mücevher gibi kıymetli eşya için de tanzim edilir.
Gider pusulası, işin mahiyeti, emtianın cins ve nev’i ile miktar ve bedelini ve iş ücretini ve işi yaptıran ile yapanın veya emtiayı satın alan ile satanın adlarıyla soyadlarını, (Tüzel kişilerde unvanlarını) adreslerini, tarihi içerir ve iki nüsha olarak tanzim edilerek bir nüshası işi yapana veya malı satana verilir.
6.3.3.3. Müstahsil Makbuzu
Birinci ve ikinci sınıf tüccarlar ile kazancı basit usulde tespit edilenler ve defter tutmak mecburiyetinde olan çiftçiler gerçek usulde vergiye tabi olmayan çiftçilerden (tevkif suretiyle vergilendirilen) satın aldıkları malların bedelini ödedikleri sırada iki nüsha makbuz tanzim etmeye ve bunlardan birini imzalayarak satıcı çiftçiye vermeye ve diğerini ona imzalatarak almaya mecburdurlar. Müstahsil makbuzunun tüccar veya alıcı çiftçi nezdinde kalan nüshası fatura yerine geçer.
6.3.3.4. Serbest Meslek Makbuzları
Vergi Usul Kanunu 236.maddesi gereği serbest meslek erbabı, mesleki faaliyetlerine ilişkin her türlü tahsilatı için iki nüsha serbest meslek makbuzu tanzim etmek ve bir nüshasını müşteriye vermek, müşteri de bu makbuzu istemek ve almak zorundadır.
Düzenlenecek olan serbest meslek makbuzlarında asgari aşağıdaki unsurların yer alması gerekmektedir.
1. Makbuzu verenin soyadı, adı veya unvanı, adresi, vergi dairesi ve hesap numarası;
2. Müşterinin soyadı, adı veya unvanı ve adresi;
3. Alınan paranın miktarı;
4. Paranın alındığı tarih; yazılır ve bu makbuzlar serbest meslek erbabı tarafından imzalanır. Serbest meslek makbuzları seri ve sıra numarası izleyecek şekilde düzenlenir.
6.3.4. DİĞER EVRAK VE VESİKALAR
Vergi Usul Kanunu’nun 240. maddesine göre taşıma işletmeleri ile otel, motel ve pansiyon gibi konaklama yerleri (Kazancı basit usulde tespit edilenler dahil) aşağıda yazılı belgeleri düzenlemek zorundadırlar.
6.3.4.1. Taşıma İrsaliyeleri
Ücret karşılığında eşya nakleden bütün gerçek ve tüzelkişiler naklettikleri eşya için, 209’uncu maddede yazılı bilgilerle, sürücünün ad ve soyadı ve aracın plaka numarasını ihtiva eden ve seri ve sıra numarası birbirini takip eden irsaliye kullanmak zorundadırlar. Bu irsaliyenin bir nüshası eşyayı taşıttırana, bir nüshası eşyayı taşıyan aracın sürücüsüne veya kaptanına verilir ve bir nüshası da taşımayı yapan nezdinde saklanır. Bu bent hükmü nakliye komisyoncuları ile acenteleri de kapsar.
6.3.4.2. Yolcu listeleri
Şehirler arasında yapılan yolcu taşımalarında yolcu taşıma bileti kesmeye mecbur olan mükellefler, (T.C. Devlet Demiryolları hariç) taşıtların her seferi için müteselsil seri ve sıra numaralı ve oturma yerlerini planlı şekilde gösteren iki nüsha yolcu listesi düzenlerler ve bu listenin bir nüshasını sefer sonuna kadar taşıtta ve diğer nüshasını işyerinde bulundururlar.
6.3.4.3. Günlük müşteri listeleri
Otel, motel ve pansiyon gibi konaklama yerleri, odaları, bölmeler ve yatak planlarına uygun olarak müteselsil seri ve sıra numaralı günlük müşteri listeleri düzenlerler ve işletmede bulundururlar.
6.3.4.4. Adisyon Fişi
Alkollü içki servisi yapılan gece kulüpleri, diskotekler, barlar, pavyonlar, gazinolar, meyhaneler ve lokantalar gibi işletmeler, karayolları üzerinde hizmet veren lokanta, kafeterya pastane, kulüp ve benzeri işletmeler, adisyon düzenlemek ve kullanmak zorundadırlar.
Diğer yandan 299 sıra numaralı Vergi Usul Yasası Genel Tebliği gereği olarak alkollü içki servisi yapmayan hizmet işletmelerinin adisyon düzenleme sorumluluğu yoktur.
6.3.4.5. Ücret Bordrosu
İşverenler her ay ödedikleri ücretler için (Ücret bordrosu) tutmaya mecburdurlar. Gelir Vergisi Kanununa göre vergiden muaf olan ücretlerle diğer ücret üzerinden vergiye tabi hizmet erbabına yapılan ücret ödemeleri için bordro tutulmaz
6.3.4.6. Ücret Muhabere Evrakı
Tüccarların her nev’i ticari muameleleri dolayısıyla yazdıkları ve aldıkları mektuplar (Telgraflar ve hesap hülasaları dahil) muhabere evrakını teşkil eder. Gönderilen ve gelen muhabere evrakının, işlerinin icabına göre dosyada muhafaza edilmesi mecburidir
6.4. MUHAFAZA VE İBRAZ ÖDEVLERİ
Vergi Usul Kanunu’na göre defter tutmak mecburiyetinde olanlar, tuttukları defterlerle bu kayıtlara esas teşkil eden belgeleri, ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmeye mecburdurlar.
Vergi Usul Kanunu’na göre defter tutmak mecburiyetinde olmayanlar, almaya mecbur oldukları fatura ve gider pusulası ve müstahsil makbuzlarını tarih sırası ile tanzim tarihlerini takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmeye mecburdurlar.
6.5. DİĞER ÖDEVLER
Vergi Usul Kanunu’nun 257. maddesine göre, vergi inceleme ve kontrolleri ile gayrimenkullerin rayiç bedelinin tespiti sırasında mükellefler aşağıda yazılı ödevleri yerine getirmeye mecburdurlar:
1. İncelemeye yetkili memura işletmenin durumuna göre, çalışma yeri göstermek ve resmi çalışma saatlerinde memurun müessesede çalışmasını sağlamak;
2. İnceleme ile ilgili her türlü açıklamada bulunmak (Bu mecburiyet hem iş sahibine, hem de işletmede çalışan memurlara şamildir);
3. İncelemeye yetkili memurun, gerektiğinde iş yerinin her tarafını gezip görmesini sağlamak;
4. İşletmede envanter yapılması halinde araç, gereç ve personeliyle bu işlemlere gerekli yardım ve kolaylığı göstermek.